¿Qué son las acciones correctivas en una auditoría?
Una auditoría se centra en la mejora. Teniendo esto en cuenta, es razonable pensar que sea necesario cambiar algunas cosas después de la evaluación. Algunas empresas pueden considerarlo un obstáculo, pero esto no puede estar más lejos de la realidad. Al implementar medidas correctivas, una empresa puede realizar ajustes (algunos más complejos que otros) en su sistema para perfeccionar sus procesos y, a su vez, obtener una certificación. Entonces, ¿qué son las medidas correctivas?
La definición
Una empresa ejecuta una acción correctiva para corregir una falla en su sistema y asegurarse de que no vuelva a suceder, abordando una no conformidad detectada durante una auditoría.
Para tomar medidas correctivas, debe tener claro quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Esto le permitirá conocer todas las especificaciones del problema para resolverlo con mayor rapidez y eficacia.
Puede ser utópico pensar en corregir un fallo para siempre, pero lo que se debe buscar es minimizar la probabilidad de que vuelva a ocurrir. Estos son algunos aspectos que se deben considerar al tomar medidas correctivas:
Corrección
Antes de implementar las medidas correctivas completas, debe tomar una medida inmediata que resuelva temporalmente el problema. Es importante saber que esta no es la medida correctiva que busca reparar el sistema.
Informar a los clientes, poner en cuarentena un artículo o revisar un procedimiento son excelentes ejemplos.
Dependiendo de la naturaleza de la no conformidad, debe determinar su magnitud para identificar lotes con el mismo problema potencial. Necesita saber si se trata de un incidente aislado o de un problema del sistema.
Identificar la causa raíz
El siguiente paso es realizar un análisis profundo para identificar la causa raíz del problema. Al revisar todos los síntomas, podrá llegar a la raíz del problema. Piense en ello como un diagnóstico médico. "¿Por qué está sufriendo el sistema? ¿Qué evidencias medibles ha recopilado?" Lo encontrará respondiendo a estas preguntas.
Eliminar la causa raíz es la única manera de evitar que un problema se repita. Algunas técnicas populares son 5 Whys, the Pareto analysis, y the fishbone diagram.
Cada uno presenta sus propios desafíos. Por ejemplo, los "5 porqués" generan una tendencia en el equipo a abordar los síntomas en lugar de ir más allá y buscar la verdadera causa raíz. Por otro lado, el diagrama de espina de pescado se considera un enfoque más holístico.
Consulte también Los beneficios de una preauditoría durante un proceso de certificación
Acción correctiva
Cuando haya identificado la causa raíz, usted y su equipo deben desarrollar las tareas, los procesos y los diseños para implementar cambios y resolver el problema.
Todos los departamentos deben saber qué va a suceder para maximizar la eficacia. Este nivel de coordinación permitirá que todos comprendan cómo les afectarán las acciones. Por supuesto, es necesario documentar todo para la implementación. Debe determinar quién es responsable, cuándo actuará y los detalles. Estos detalles le permitirán revisar el proceso en el futuro.
No se puede llegar a esta etapa hasta que se identifique la causa raíz. Es muy común que las empresas implementen medidas correctivas que no abordan la causa raíz.
La duración de una acción correctiva dependerá de la complejidad del problema y de los pasos necesarios para implementarla.
Demostración de que el sistema funciona
Finalmente, al presentar sus acciones correctivas, el auditor determinará si son satisfactorias. Verificar su eficacia le permitirá prevenir futuras no conformidades y garantizar que el sistema funcione según lo previsto. También necesita un método para demostrar que su funcionamiento y los problemas han desaparecido. Una auditoría interna podría ser útil para comprobarlo.
Las acciones correctivas son una parte esencial de cualquier auditoría de certificación, por lo que usted y su equipo deben estar preparados para realizar estos cambios para lograr el objetivo final.
Reference: Asia Quality Foods