Los beneficios de una preauditoría durante un proceso de certificación
¿Qué tan preparado está para una evaluación de certificación? Muchas empresas podrían pensar que no y otras que sí, cuando, de hecho, aún queda mucho por hacer antes de iniciar el proceso de certificación. Entonces, ¿cómo puede una empresa prepararse para someterse al estricto proceso de una auditoría de certificación? Una preauditoría es la clave del éxito.
¿Qué es una preauditoría?
Una preauditoría es una evaluación realizada antes de la evaluación real. Se hace todo como en la auditoría real, pero no tiene valor alguno para la certificación. Durante una preauditoría, un tercero revisa todos los documentos para garantizar que los procedimientos sean correctos. Es muy común que las empresas contraten a un tercero para realizarla.
Antes de realizar la evaluación oficial, una preauditoría puede servir de preparación. En CICS Americas, 9,5 de cada 10 empresas que aprueban la auditoría real se sometieron a una preauditoría previa..
Aunque una auditoría previa es completamente opcional, las empresas la consideran el primer paso del proceso de evaluación para obtener la certificación. Y, por si fuera poco, puede solicitar a su empresa auditora que evalúe un área específica de su sistema para detectar cualquier desviación.
¿Cuál es la diferencia entre una auditoría previa y una evaluación de escritorio?
La evaluación documental ya forma parte de la auditoría oficial. Durante ella, el tercero revisa los documentos, los instructivos y los procesos de cada área. Durante esta etapa de diseño, el auditor recibe toda la documentación que describe el sistema. Posteriormente, durante la etapa de implementación, visita el sitio para garantizar que todos los procesos estén alineados con el diseño.
El problema es que todas las normas te indican qué debes hacer, pero no cómo hacerlo. En una evaluación oficial, el organismo auditor solo te informará si cumples o no, pero no te dirá qué debes hacer. Por lo tanto, una preauditoría te indicará todas las acciones correctivas que debes resolver para aprobar la auditoría de certificación sin problema alguno.
Beneficios
A continuación se presentan algunos de los beneficios más destacados de una auditoría previa durante un proceso de certificación:
Resultados internos
Cabe mencionar que el resultado de una preauditoría, cualquiera que sea, será confidencial; solo usted y el organismo auditor lo conocerán. Esta perspectiva externa permitirá a su empresa identificar sus puntos débiles antes de la evaluación oficial. Considérelo una práctica valiosa que le brindará un amplio margen de mejora.
Identificación de no conformidades
La preauditoría detectará cualquier incumplimiento detectado en el sistema; un plan de acción correctiva lo abordará de inmediato. Además, su empresa contará con una seguridad renovada para someterse a la auditoría. La implementación se agilizará al determinar qué aspectos del sistema deben modificarse para cumplir con el código de calidad en cuestión. Será una oportunidad única para centrar su atención en áreas problemáticas que desconocía hasta entonces. Nuestros clientes saben que este es uno de los beneficios más importantes de una preauditoría.
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Preparación para la auditoría oficial
Tras identificar las no conformidades, es momento de concentrar los recursos en su solución. Sin embargo, tenga en cuenta que, según el resultado de una preauditoría, su empresa podría decidir posponer la evaluación para prepararse mejor o, por el contrario, obtener la confianza necesaria para afrontarla de la mejor manera posible. Una preauditoría le proporcionará el camino a seguir.
Sin pérdidas financieras futuras
Supongamos que se somete a una auditoría y se detectan no conformidades. Debe abordarlas lo antes posible, no solo porque es un requisito para la certificación, sino también porque podría tener que cumplir con un contrato ya vigente con el comprador. Si se trata de una no conformidad importante, la investigación y la posterior implementación podrían llevar tiempo, con la posible pérdida del contrato del comprador. La preauditoría podría haber identificado las áreas de riesgo mucho antes de que ocurriera algo así.
Nivel de estrés bajo
Probablemente no esperaba este beneficio, pero una preauditoría le ayudará a reducir su estrés durante el proceso de evaluación. ¿Cómo? En CICS Américas, sugerimos que el mismo auditor sea el mismo para la preauditoría y la auditoría misma. ¿Por qué? Al establecer una buena relación desde el principio, usted y el auditor trabajarán en estrecha colaboración, con la certificación en mente. Esta relación de confianza le permitirá sentirse tranquilo respecto del objetivo final.
Una preauditoría aporta valor a su sistema y al proceso de certificación. Si bien este primer paso es totalmente opcional, su empresa no debe dejar pasar la oportunidad de someterse a una evaluación que le permitirá comprender las acciones correctivas que debe implementar para tener éxito. Por supuesto, elegir al tercero adecuado para realizarla es vital para aprovechar al máximo los beneficios de una preauditoría.
References: Eurofins
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