Objetivos

• Centrar la atención en las influencias del error humano y de la mala organización en los accidentes.
• Mejora continua de los registros ambientales y de seguridad en la industria offshore.
• Fomentar el uso de prácticas operativas basadas en el rendimiento.
• Colaborar con la industria en esfuerzos orientados a promover los intereses públicos de la seguridad de los trabajadores en alta mar y la protección del medio ambiente.

Historia

La Programa de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente (SEMP) se desarrolló en 1993 como un compromiso voluntario de la industria petrolera y de gas en alta mar. El Servicio de Administración de Minerales (MMS) fue la primera entidad responsable de la regulación, pero eventualmente fue reemplazado por la Oficina de Gestión de Energía Oceánica, Regulación y Cumplimiento (BOEMRE). Posteriormente, la agencia se dividió en tres entidades distintas: Oficina de Ingresos por Recursos Naturales (ONRR), Oficina de Gestión de Energía Oceánica (BOEM) y Oficina de Seguridad y Cumplimiento Ambiental (BSEE) .

En abril de 2010, el desastre de Deepwater Horizon provocó un derrame de petróleo masivo que devastó la vida oceánica y la economía de muchas comunidades costeras de Florida, Texas y Luisiana.

Este acontecimiento impulsó al COS a adoptar y revisar el programa SEMS tal como lo conocemos ahora, que se aplica a los operadores de petróleo, gas y azufre en la plataforma continental exterior.

El Programa SEMS

El Centro para la Seguridad Offshore (COS) incorpora la Práctica Recomendada 75 (API RP 75) del Instituto Americano del Petróleo y el Título 30 del Código de Regulaciones Federales (CFR), Parte 250, Subparte S, para desarrollar un Sistema de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente para Operaciones e Instalaciones Offshore, incluyendo un programa completo de SEMS. Su objetivo principal es responsabilizar a los operadores de la seguridad de las instalaciones offshore, garantizando que todos los contratistas y subcontratistas cuenten con políticas y procedimientos de seguridad.

Los operadores deben implementar un programa que identifique, aborde y gestione la seguridad, los riesgos ambientales y los impactos durante el diseño, la construcción, la puesta en marcha, la operación, la inspección y el mantenimiento de todas las instalaciones, tanto nuevas como existentes. También incluye medidas para prevenir eventos de gran magnitud, como incendios, explosiones y derrames, que podrían afectar la seguridad de la plataforma o el medio ambiente.

Elementos

• General: Designación de responsabilidades, capacitación y experiencia general, y requisito de todas las políticas, prácticas y procedimientos escritos del SEMS.

• Información de seguridad y medio ambiente: Requisitos para un informe escrito que describa el diseño, la construcción y el funcionamiento de la instalación.

• Análisis de peligros:Implementación de un análisis de peligros (a nivel de instalación) y uno de seguridad laboral (a nivel de operaciones) para garantizar que se resuelvan y documenten todas las recomendaciones.

• Gestión del cambio:Desarrollo e implementación de procedimientos escritos de gestión del cambio relacionados con equipos, procedimientos operativos, cambios de personal, contratistas, materiales y condiciones operativas. Estos deben incluir una base técnica para el cambio y su impacto en la seguridad, la salud y el medio ambiente.

• Procedimientos operativos:Desarrollar e implementar procedimientos operativos escritos que proporcionen instrucciones para realizar actividades seguras y ambientalmente responsables relacionadas con el arranque inicial, las operaciones rutinarias y de emergencia, el arranque tras una parada, una parada de emergencia y la derivación y señalización de equipos fuera de servicio. Los operadores también deben analizar las consecuencias para la seguridad y el medio ambiente de desviarse de los procedimientos habituales, así como los riesgos que representan las sustancias químicas utilizadas en las operaciones.

• Prácticas de trabajo seguras:Requisitos generales para prácticas de trabajo seguras, minimización de riesgos asociados a las operaciones y a la manipulación de materiales y sustancias que puedan afectar al medio ambiente.

• CursosRequisitos para un programa de capacitación, de modo que todo el personal reciba capacitación acorde con sus funciones y sea consciente de los posibles riesgos ambientales. Esta capacitación debe abordar procedimientos operativos, prácticas de trabajo seguras, respuestas ante emergencias, notificación de condiciones de trabajo inseguras e identificación de peligros.

• Garantía de calidad e integridad mecánica de equipos críticos:Aplica a todos los equipos y sistemas de las instalaciones que previenen o mitigan las emisiones incontroladas de hidrocarburos, materiales tóxicos u otros que puedan tener impactos en la seguridad o el medio ambiente. Esta parte incluye disposiciones sobre procedimientos escritos, capacitación del personal de mantenimiento, gestión de deficiencias y garantía de calidad para el diseño, la fabricación, la instalación y las piezas de repuesto de los equipos de las instalaciones de OCS.

• Revisión previa:Revisión ambiental de instalaciones nuevas y modificadas. El proceso debe garantizar que la construcción y el equipo cumplan con las especificaciones y que se implementen los procedimientos de seguridad, ambientales, operativos, de mantenimiento y de emergencia.

Consulte también What you need to know about the SASISOPA certification audit

• Respuesta y control de emergencias:Implementación de planes de respuesta y de control de emergencias. Estos deben incluir requisitos para los procedimientos de simulacro y de evacuación.

• Investigación de incidentes: Procedimientos para investigar incidentes con consecuencias para la seguridad y el medio ambiente. El estudio debe determinar la naturaleza del evento, los factores que provocaron su inicio y su escalada, y recomendar cambios en el sistema. Los accidentes potenciales también constituyen motivo para iniciar una investigación.

• Auditoría:Todos los operadores deben someterse a una auditoría independiente dentro de los dos años posteriores a la implementación inicial del programa SEMS y, posteriormente, cada tres años. El operador presenta el plan a la BSEE 30 días antes de la auditoría; la oficina se reserva el derecho de modificar la lista de instalaciones que el operador propone. La evaluación se realiza en el 15 % de las plataformas del operador. Los operadores deben presentar un informe de auditoría y un plan para abordar las deficiencias, para su revisión, dentro de los 60 días posteriores a la auditoría.

• Registros:Los operadores deben garantizar que todos los documentos se conserven durante seis años; los registros individuales solo deben conservarse durante dos años. Estos deben estar disponibles a solicitud de la BSEE.

• Autoridad para detener el trabajo:Los operadores deben asegurarse de que pueden detener o negarse a realizar un proceso que represente un riesgo inminente para todo el personal.

• Máxima autoridad laboral:Los operadores deben contar con un proceso que identifique a la persona con la máxima autoridad en las instalaciones y en la operación. El personal debe saber en todo momento quién está a cargo de una operación específica. Esta persona también debe contar con la autoridad otorgada por los operadores para adoptar las medidas necesarias para mitigar las condiciones que generan una emergencia.

• Plan de participación de los empleados:La gerencia debe consultar a sus empleados sobre el desarrollo, la implementación y la modificación del programa SEMS, y elaborar un plan escrito sobre su participación. Los empleados también deben tener acceso a las secciones del programa SEMS pertinentes a sus puestos.

• Reporte de condiciones de trabajo inseguras:Los operadores deben implementar procedimientos para que todo el personal reporte condiciones de trabajo peligrosas. La información debe colocarse en un lugar visible.

¿Qué sucede antes, durante y después de una auditoría de certificación SEMS?

La BSEE es la entidad encargada de evaluar el cumplimiento del operador del estándar SEMS, es decir, de proteger la seguridad de los trabajadores y el medio ambiente.

Si el inspector detecta alguna violación durante una auditoría de certificación SEMS, la BSEE puede emitir un “incidente de incumplimiento”, imponer sanciones monetarias o rescindir el contrato de arrendamiento del operador.

Dependiendo de la infracción, la BSEE puede emitir una “advertencia o suspensión del INC” durante una auditoría de certificación SEMS:

• Advertencia INC:La infracción no es grave. El operador deberá corregirla lo antes posible (normalmente en 14 días).
• Shut-In INC: La infracción es grave y representa un peligro para los empleados y para el medio ambiente. La suspensión de operaciones será en beneficio de la nación. La infracción debe corregirse para que las operaciones continúen.

Las sanciones pueden llegar hasta los 40.000 USD por día si la infracción no se corrige dentro del tiempo especificado o si supone una amenaza grave para los empleados y el medio ambiente.

El operador tiene 30 días para solicitar una reunión con un oficial revisor, presentar información o pagar la multa. Posteriormente, el oficial decidirá si procede imponer una sanción definitiva. Mientras tanto, la BSEE puede iniciar procedimientos de descalificación contra el operador offshore. Si la amenaza persiste o la actividad peligrosa no ha cesado, el contrato de arrendamiento o el permiso podría ser cancelado.

Finalmente, la BSEE puede involucrar al Departamento de Justicia si hay indicios de negligencia.

El operador tiene derecho a iniciar un proceso de apelación y a solicitar una audiencia.

Encontrar la empresa adecuada para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría de certificación SEMS y de las expectativas de la BSEE puede resultar complicado. Sin embargo, el enfoque de CICS Americas le permite identificar áreas de riesgo y mejorar su sistema de protección para sus empleados y el medio ambiente.

Fuente: BSEE

EnVen Energy Corporation, una empresa desarrolladora de energía marina, ha recibido un certificado de Sistemas de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente (SEMS) del Centro para la Seguridad Marina (COS), lo que demuestra su compromiso con los más altos estándares de conservación ambiental y seguridad.

"EnVen realmente superó los requisitos regulatorios para demostrar operaciones responsables en el Golfo de México. La COS y la industria celebran su compromiso y logro en la implementación efectiva del SEMS y en que su plan de acciones correctivas haya sido verificado por un tercero independiente."

Director de COS, Russell Holmes

El certificado fue firmado y entregado a EnVen durante un Taller Anual de Operaciones Seguras, en el que participaron muchos de los directivos y del personal en alta mar de la empresa.

"Estoy orgulloso de aceptar este certificado SEMS en nombre del equipo en alta mar de EnVen, quienes trabajan cada día para producir energía de manera segura y responsable."

EnVen’s Health, Safety and Environmental Manager, John C. Poole.

EnVen ha obtenido el Certificado SEMS de COS, uniéndose a las otras 19 empresas que operan en la Plataforma Continental Exterior de EE. UU. Mientras que la Oficina de Seguridad y Cumplimiento Ambiental (BSEE) exige que los operadores en alta mar tengan un SEMS basado en la Práctica Recomendada API 75 y que sea auditado, un Proveedor de Servicios de Auditoría acreditado por COS debe certificar que se han tomado todas las acciones correctivas antes de que se pueda obtener un certificado SEMS de COS.

CICS Americas, el ASP que realizó la auditoría y confirmó la finalización de las acciones correctivas, es una de las cinco empresas acreditadas por COS para realizar auditorías SEMS y la única que está acreditada tanto en EE. UU. como en México para realizar auditorías SEMS y SASISOPA .

“EnVen has provided a fantastic model for other operators to follow.”

CICS CEO, Kurt Teuscher

A través del liderazgo, la implementación eficiente de los SEMS y la recopilación de datos de seguridad e incidentes para apoyar la mejora continua de los SEMS, el Comité de Seguridad del Instituto Americano del Petróleo ha estado promoviendo la mejora continua en seguridad para la exploración y producción offshore durante más de diez años.

The work of COS is based on API RP 75, Safety and Environmental Management System for Offshore Operations and Assets, which offers instructions for setting up, putting into place, sustaining, and continuously enhancing SEMS for offshore natural gas and oil operations.

CICS Americas congratulates EnVen on this outstanding achievement!

For more information about the SEMS Certification and how your company can achieve it, contact us and start your journey toward operational excellence!

Fuente: COS News

¿Qué es el Programa SQF?

El Programa de Alimentos Seguros y de Calidad (SQF) es un plan de seguridad y calidad alimentaria reconocido por minoristas y proveedores de servicios de alimentación de todo el mundo. Los códigos SQF están diseñados para cumplir con los requisitos de la industria, de los clientes y de las normativas aplicables en todos los sectores de la cadena de suministro de alimentos.

El estándar SQF, desarrollado por primera vez en Australia en 1994, ha sido propiedad del Food Marketing Institute y está administrado por él desde 2003. El programa llegó a los EE. UU. en 2005. Bajo la presión del FMI, los minoristas de todo el país comenzaron a adoptarlo en 2007.

Una rigurosa certificación de calidad y seguridad de la granja a la mesa permite a los productores garantizar a sus clientes que sus productos alimenticios cumplen con los estándares más altos posibles.

El Programa SQF guía a las empresas en la implementación de un sistema integral de gestión de la inocuidad alimentaria en sus granjas, almacenes o instalaciones, y evalúa sus procesos mediante una auditoría anual. Con su aprobación, se otorga la certificación SQF.

Consideraciones

El Programa SQF tiene tres variantes que las empresas pueden elegir según sus necesidades:

• Programa de Fundamentos de Seguridad Alimentaria SQF:Para empresas pequeñas y en desarrollo que no cuentan con un programa sólido de gestión de la seguridad alimentaria, o que desean llevar su programa existente al siguiente nivel. 
  
  
• Programa de Seguridad Alimentaria SQFPara plantas que buscan obtener una certificación con referencia a GFSI. El Programa de Seguridad Alimentaria SQF proporciona a las plantas un enfoque basado en HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) para garantizar que sus productos cumplan con las normativas.
  
  
• Programa de Calidad y Seguridad Alimentaria SQFPara empresas certificadas por SQF que desean mejorar más allá de lo que ya dominan. 

¿Qué sigue? Los pasos hacia la auditoría de certificación SQF

1. Elija un empleado como lider de SQF:Esta persona debe recibir capacitación en HACCP y ser lo suficientemente competente como para implementar los requisitos del sistema SQF y del plan de seguridad alimentaria.
   
   
2. Documentación e implementación de acuerdo con el código SQF:Para lograr la certificación SQF, debe documentar e implementar los elementos del sistema y los módulos de GMP (Buenas Prácticas de Manufactura) relevantes del código SQF.
   
   
3. Documentar:Políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo y especificaciones que cumplen con los elementos del sistema y los módulos de BPM del código SQF.
   
   
4. Implementar:Ejecutar todo lo anterior y mantener registros que demuestren el cumplimiento de los módulos relevantes del código SQF.
   
   
5. Seleccione un organismo de certificación:Contacte a CICS Americas, complete el cuestionario y envíelo para recibir una propuesta formal. Posteriormente, un auditor registrado en SQF con experiencia realizará la evaluación.
   
   
6. Realizar una auditoría previa (opcional):Este paso le permitirá identificar todas las brechas entre su programa y el código SQF; en otras palabras, procedimientos, documentación y prácticas que no cumplen con el estándar.
   
   
7. Programe su auditoría..

Comienza la auditoría de certificación SQF

La evaluación de la certificación SQF consta de dos pasos:

1. Auditoría documental:Se realiza para evaluar y confirmar que la documentación del Sistema de Gestión cumple con todos los requisitos del código SQF. Este paso puede realizarse fuera de las instalaciones.
   
   
2. Auditoría en sitio:Se realiza para evaluar y verificar la implementación efectiva y el mantenimiento del Sistema de Gestión.

Consulte también Política de extensión del certificado SQFI y evaluaciones de riesgos: lo que necesita saber

¿Qué sucede antes, durante y después del día de evaluación?

• Antes:Su auditor asignado envía el plan de auditoría una semana antes de la visita programada para su auditoría de escritorio.
  
  
• Durante: El auditor visita las instalaciones, revisa documentos, recopila evidencias, mantiene reuniones de equipo y proporciona las no conformidades (si corresponde). Se evaluarán los siguientes elementos (se pueden considerar otros según el tipo de negocio):
  • Compromiso de los directivos involucrados
  • Control de documentos y registros
  • Procedimientos de especificación y desarrollo de productos
  • Sistema de seguridad alimentaria
  • Verificación del sistema SQF
  • Procedimientos de identificación, rastreo, retirada y recuperación de productos, and recall procedures.
  • Procedimientos de defensa y fraude de alimentos
  • Manejo de alérgenos
  • Capacitación.
    
    
• Después:El informe se envía para revisión técnica y se entrega. A continuación, se presenta el Informe de Auditoría Correctiva. Este documento contiene todas las acciones correctivas necesarias para el cumplimiento del código SQF. Antes del plazo de 30 días, el auditor aprueba las acciones correctivas. Finalmente, el Departamento de Decisión de Certificados revisa la documentación. Si obtiene una calificación de "C-Cumple" o superior, obtendrá la certificación SQF.

¿Qué son las No Conformidades?

En la auditoría de certificación SQF, una no conformidad es cualquier irregularidad detectada en el sistema que deba abordarse para cumplir con el código SQF. El auditor deberá informar a la empresa sobre la cantidad, la descripción y el alcance de las no conformidades, que pueden clasificarse en leves, graves y críticas.

Cuanto más crítica sea la no conformidad, más pronto será necesario abordarla.

¿Cuánto durará la evaluación?

La duración depende del tamaño y la complejidad del sitio de la planta. 

Duración Básica:

• Paso 1:un día.
• Paso 2:dos días.

Puntuaciones y calificación

Una escala de 0 to 100 determina la puntuación de la evaluación: cada no conformidad supone la pérdida de puntos.

Calificación de la auditoría

Se concede una "Incumplimiento" indica que no puede obtener la certificación y que debe solicitar una nueva evaluación. La certificación SQF tiene una validez de un año.

Obtener una certificación SQF significa que usted se preocupa por sus clientes y por la calidad y la seguridad de sus productos alimenticios.

Fuente: Insituto SQF

Objetivo

Sistematizar, coordinar y asegurar los procedimientos y herramientas que permitan la prevención de incidentes, mediante un mejor control de documentos, mejores métodos internos y una mayor coordinación en auditorías, así como la protección ambiental con un enfoque preventivo y un control de seguridad operacional.

Historia

Tras la Reforma Energética de 2013 en México, las entidades regulatorias se reestructuraron para implementar los cambios en todas las actividades relacionadas con la industria energética, como las operaciones en aguas someras o profundas.

ASEA (Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente) es una de las instituciones que sufrió modificaciones notables. Desde la reforma, la agencia desarrolló un sistema de gestión y prevención de riesgos para proteger a las personas, las instalaciones y el medio ambiente, llamado SASISOPA. Todos los participantes del sector deben cumplir con la regulación.

En agosto de 2014, el gobierno promulgó la Ley de la Agencia para la Seguridad, Energía y Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos, que regula y supervisa:

• Seguridad industrial y operativa.
• Desmantelamiento y abandono de instalaciones.
• Control de residuos y emisiones.

Elementos

1. Seguridad industrial y operativa, y protección del medio ambiente.
2. Evaluación de la integridad física y operativa de las instalaciones.
3. Risk analysis, preventive measures, incident mitigation, and identification of possible consequences to the population, environment, and facilities.
4. Implementación de las mejores prácticas en seguridad industrial, operativa y protección del medio ambiente.
5. Objetivos, metas y métricas para medir el desempeño.
6. Asignación de roles y responsabilidades para la implementación del sistema de gestión.
7. Plan de entrenamiento
8. Control de actividades y procesos
9. Mecanismos de comunicación internos y externos.
10. Control de documentos y registros.
11. Medidas de seguridad para contratistas.
12. Prevención de accidentes y respuesta ante emergencias.
13. Procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes y accidentes.
14. Monitoreo, verificación y evaluación del sistema de gestión del desempeño.
15. Procedimientos para auditorías internas y externas.
16. Requisitos legales.
17. Revisión de resultados de verificación.
18. Informe de rendimiento.

Aspectos generales

La implementación de SASISOPA debe adaptarse a las condiciones operativas de la organización.

El proceso aplica a todo el ciclo de vida del proyecto: diseño, construcción, operación, cierre, desmantelamiento y abandono.

Estos son los dos conceptos clave respecto a las disposiciones administrativas del SASISOPA.

• Conformidad: Un conjunto de documentos del sistema de gestión por cada uno de los 18 elementos que integran SASISOPA.
• Implementación: Inicio gradual de las operaciones conforme al sistema de gestión y al plazo establecido en el programa.

Antes de comenzar con el desarrollo del SASISOPA, es fundamental definir las áreas y las personas responsables de la conformación, implementación, evaluación y mejora del sistema de gestión, quienes serán los representantes técnicos ante la autoridad de la ASEA.

Consulte también 7 formas en que las auditorías crean valor para su organización

Tipos

• Industrial: aplicadas a actividades en el sector de hidrocarburos que van desde la exploración y el sondeo hasta el almacenamiento.
• Comercial: aplicadas a actividades relacionadas con la venta al público de gas natural, así como la distribución y venta de gas licuado de petróleo y productos petrolíferos.

Una organización puede definir el tipo de SASISOPA que necesita mediante la elaboración de su mapa de procesos, conociendo el permiso otorgado por la Comisión Reguladora de Energía. (CRE ), y las etapas de la cadena de valor del sector de hidrocarburos

Auditoría de certificación SASISOPA

ASEA cuenta con una lista de empresas, conocidas como terceros autorizados, encargadas de las siguientes actividades para el operador:

• Auditoría externa.
• Correspondencia con informe de SASISOPA.
• Informe de evaluación del programa de implementación.
• Investigación de la causa raíz de accidentes e incidentes.

Respecto a la duración de la auditoría, el operador debe considerar lo siguiente:

• Evaluación y contratación de la parte externa.
• Confirmación de SASISOPA y el programa de implementación.
• Entrega del reporte.
• Respuesta de ASEA para obtener la autorización de SASISOPA.
• Implementación del sistema.
• Evaluación del desempeño del sistema.

Una auditoría de certificación SASISOPA en el sector industrial está conformada por:

• Un plan de auditoría.
• Certificado de verificación.
• Lista de verificación.
• Reporte de auditoría.
• Plan de acción basado en los hallazgos.

For distribution activities, operators need a report issued by the authorized third-party, which must include the pertinent documentation, the technical evaluation of the implementation applied to the project in question, and the correspondence report.

The SASISOPA certification audit helps you protect your personnel, facility, and the environment but also allows you to comply with the regulation and make your business grow.

Fuente: Gobierno de México

Certificación: ¿simple cumplimiento o oportunidad de mejora?

Si usted es gerente o dueño de un negocio, hágase estas sencillas preguntas: ¿Funcionan los sistemas implementados en mi planta? ¿Existe algún sistema establecido? Como cliente, usted espera que el pan o las papas fritas que compra cumplan ciertas expectativas. Ya sabe a qué saben y que son seguros para consumir, solo por estar en el supermercado. Da por sentado que no habrá ningún problema con su producto. ¿Por qué? Porque el pan o las papas fritas cumplen con las normas de calidad y seguridad alimentaria, y la certificación lo acredita.

A pesar de todo esto, la evaluación para obtener la certificación no pudo eliminar la etiqueta de "obstáculo" por otra razón: el auditor. Este profesional no solo debe evaluar el sistema de su empresa, sino también contribuir a su mejora señalando áreas de riesgo. Una mala experiencia podría aumentar sus reservas ante una auditoría. ¡Más problemas que soluciones!

Pero los tiempos han cambiado y el factor humano ha convertido al auditor y al proceso que supervisa en un valioso activo temporal para cualquier empresa. Un auditor obtiene una visión completa del negocio y de sus operaciones al interactuar con todos los niveles jerárquicos de la empresa. Puede identificar si existe falta de compromiso con la necesidad de cambio.

Entonces, ¿de qué maneras las auditorías generan valor para su organización? Averigüémoslo:

Aprovechamiento

Hablamos de una puerta a un nuevo nivel de posibilidades. ¿Qué pasaría si sus productos estuvieran disponibles en todas partes? Por ejemplo, una certificación SQF le permitirá distribuir su producto a cadenas de supermercados como Walmart. Su marca se popularizará en el sector y podrá promocionarla donde desee. Quizás, cuando sus competidores locales descubran que la certificación marcó la diferencia, usted ya estará dos pasos por delante.

No hay riesgo de quedarse sin materia prima

Una evaluación de certificación le permitirá mejorar muchos aspectos de su sistema, como el control de inventario. ¿Qué sucede si sufre una parada imprevista porque se agota un material clave y nadie lo notó? Esta omisión podría costarle miles de dólares a cualquier empresa. Una auditoría previene precisamente este tipo de situaciones. Con un sistema eficaz, la planta no tendrá que tomar medidas de emergencia para afrontar este tipo de situaciones.

Prevención de problemas legales

Quizás le sorprenda saber que muchas empresas desconocen todas las regulaciones que rigen su sector. Una auditoría puede evitar una multa cuantiosa o incluso el cierre temporal de su empresa al identificar errores u omisiones de cumplimiento en su sistema. Tras la evaluación, la certificación demostrará que su organización cumple con la ley.

Consulte también Los beneficios de una preauditoría durante un proceso de certificación

Nuevas perspectivas

Un auditor aporta habilidades muy valiosas a cualquier empresa. Su análisis puede indicar un problema que usted desconocía, y no uno trivial, sino uno con el potencial de arruinar todo lo que ha construido durante años. Sus hallazgos no son una forma de desacreditar su operación, sino una oportunidad para mejorar y tomar decisiones cruciales. La mejor evaluación es aquella en la que el auditor es considerado un socio en lugar de un enemigo..

Crecimiento

Al desarrollar sus prácticas de gestión, aprovechar cada oportunidad y mitigar los riesgos,una auditoría será vital para su negocio. Cuando comprenda cómo debería funcionar su sistema y la maquinaria no falle con tanta frecuencia, toda la operación comenzará a crecer y superará algunos de los obstáculos mencionados. Este punto es una de las maneras esenciales en las que las auditorías generan valor para su organización.

Cuidado de la reputación

Las temidas retiradas de productos pueden destruir su negocio. Su imagen pública podría no recuperarse jamás de un golpe como este y, lo que es peor, podría tener que pagar una multa cuantiosa por su incumplimiento. Una evaluación exhaustiva de su sistema puede prevenir errores que conllevan accidentes terribles. Una auditoría de certificación minimizará la probabilidad de que su negocio figure en las noticias por motivos inapropiados.

Una nueva cultura en torno al cumplimiento

Al contratar a un tercero para una auditoría, debe decidir si su empresa debe someterse a la evaluación cada seis o doce meses. La primera opción puede tener un beneficio inesperado: la creación de una cultura de cumplimiento. Las evaluaciones frecuentes harán que el personal trabaje de forma equilibrada y conforme a lo previsto durante todo el año. Con el tiempo, esta dinámica se integrará en el ADN de la empresa y el cumplimiento será natural.

El panorama económico global ha cambiado rápidamente en los últimos años, al igual que las auditorías. Cada vez más directores ejecutivos y gerentes se han dado cuenta de que este tipo de evaluación impulsa no solo la innovación, sino también la posibilidad de derribar barreras en el comercio internacional. Finalmente, y lo más importante, una auditoría les brinda la oportunidad de cuidar a sus clientes y preservar su confianza. Así es como las auditorías generan valor para su organización.

References: Corporate Compliance Insights
LDB

Puede que tenga que cumplir una fecha límite con su cliente, pero esa relación comercial solo prosperará si cuenta con la certificación SQF. La urgencia de ser evaluado puede resultar abrumadora. Aun así, debe tener en cuenta algo: la duración de la auditoría es una cosa, pero la preparación es otra cosa completamente distinta. Este artículo trata sobre la duración de una auditoría SQF, por lo que dejaremos la preparación para otro momento.

La duración de una evaluación SQF varía según la complejidad y el tamaño de las operaciones, pero otros factores también pueden influir. A continuación, encontrará información aproximada sobre la duración de una auditoría de certificación SQF.

Alcance

¿Cuántos documentos se incluyen en la evaluación? ¿Cuánto tiempo tomará revisarlos todos? El alcance de la auditoría se refiere a la profundidad con que el tercero se involucrará en el sistema de su cliente.

Una evaluación SQF detectará cualquier incumplimiento del código para garantizar la calidad requerida de sus productos alimenticios. Nos referimos a la seguridad de los clientes, por lo que todo debe estar en orden.

Al identificar el alcance de la auditoría, el proceso se estructurará mejor y adquirirá mayor claridad. Ahora sabrá cuándo comenzará y finalizará y con precisión cuánto durará. Esta información también le permitirá saber quién debe presentar qué durante la evaluación.

Tamaño del sitio

La duración de la auditoría depende del tamaño de la planta y del personal. A continuación se muestra una tabla con la duración aproximada; no obstante, el organismo de certificación será quien decida, en función del alcance, los riesgos asociados y la complejidad de los procesos.

Riesgos asociados

Identificar los posibles peligros es fundamental para prevenir incidentes. Si recientemente se ha retirado un ingrediente del mercado, una entidad externa podría realizar una investigación. Los alérgenos son otro problema, ya que al menos ocho de ellos deben estar bajo control para fabricar un producto en Estados Unidos. Además, es fundamental realizar un seguimiento del historial del proveedor.

¿Qué ocurre con el suministro de agua y con el uso de pesticidas y fertilizantes? Todos estos son riesgos asociados a la fabricación de productos alimenticios. Las áreas de riesgo identificadas influirán en la duración de la evaluación.

Consulte también : Política de extensión del certificado SQFI y evaluaciones de riesgos: lo que necesita saber

Número de líneas de productos y complejidad del proceso

La elaboración del alcance de la evaluación le permitirá cubrir diversos aspectos de las líneas de productos como:

• Utilización de la capacidad
• Calidad de producción
• Cuellos de botella en la producción.
• Costso de producción.
• Desperdicios y rechazos.
• Benchmarking con otras unidades de la misma empresa.
• Eficiencia general del equipo.
• Requisitos regulatorios.

Además, al comprender sus expectativas, el auditor encontrará una manera de aportar valor a los procesos durante la evaluación de las líneas de productos.

La complejidad del diseño y la documentación del sistema

El sistema de su empresa le permite trabajar de forma eficiente y fabricar el mismo producto una y otra vez. A medida que el producto cambia, el sistema también debe hacerlo. Esta transformación puede volverse muy compleja con el tiempo, por lo que es fundamental llevar un registro de ella mediante los documentos adecuados. Estos serán el alma de su producto en los próximos años.

El tercero se encarga de revisar el diseño y la documentación durante una auditoría. Si hay demasiados procesos involucrados, la evaluación podría demorar un poco más.

Cooperación del personal

El organismo de certificación solo quiere que usted la consiga. Esto solo será posible si todos los niveles de la empresa colaboran. Supongamos que la dirección se esfuerza mucho para lograrlo, pero algunos jefes de departamento no están tan interesados ​​o tienen la mente puesta en otras cosas. La evaluación afecta a su empresa en su conjunto, por lo que es fundamental que todos, independientemente de su puesto, la comprendan. Al final, todos se beneficiarán de la codiciada certificación.

Como puede ver, la duración de una auditoría puede verse afectada por diversos factores. Comprenderlos todos le dará una idea de cuánto dura una auditoría de certificación SQF y de cómo puede preparar a su equipo para esta tarea.

¿Qué es una preauditoría?

Una preauditoría es una evaluación realizada antes de la evaluación real. Se hace todo como en la auditoría real, pero no tiene valor alguno para la certificación. Durante una preauditoría, un tercero revisa todos los documentos para garantizar que los procedimientos sean correctos. Es muy común que las empresas contraten a un tercero para realizarla.

Antes de realizar la evaluación oficial, una preauditoría puede servir de preparación. En CICS Americas, 9,5 de cada 10 empresas que aprueban la auditoría real se sometieron a una preauditoría previa..

Aunque una auditoría previa es completamente opcional, las empresas la consideran el primer paso del proceso de evaluación para obtener la certificación. Y, por si fuera poco, puede solicitar a su empresa auditora que evalúe un área específica de su sistema para detectar cualquier desviación.

¿Cuál es la diferencia entre una auditoría previa y una evaluación de escritorio?

La evaluación documental ya forma parte de la auditoría oficial. Durante ella, el tercero revisa los documentos, los instructivos y los procesos de cada área. Durante esta etapa de diseño, el auditor recibe toda la documentación que describe el sistema. Posteriormente, durante la etapa de implementación, visita el sitio para garantizar que todos los procesos estén alineados con el diseño.

El problema es que todas las normas te indican qué debes hacer, pero no cómo hacerlo. En una evaluación oficial, el organismo auditor solo te informará si cumples o no, pero no te dirá qué debes hacer. Por lo tanto, una preauditoría te indicará todas las acciones correctivas que debes resolver para aprobar la auditoría de certificación sin problema alguno.

Beneficios

A continuación se presentan algunos de los beneficios más destacados de una auditoría previa durante un proceso de certificación:

Resultados internos

Cabe mencionar que el resultado de una preauditoría, cualquiera que sea, será confidencial; solo usted y el organismo auditor lo conocerán. Esta perspectiva externa permitirá a su empresa identificar sus puntos débiles antes de la evaluación oficial. Considérelo una práctica valiosa que le brindará un amplio margen de mejora.

Identificación de no conformidades

La preauditoría detectará cualquier incumplimiento detectado en el sistema; un plan de acción correctiva lo abordará de inmediato. Además, su empresa contará con una seguridad renovada para someterse a la auditoría. La implementación se agilizará al determinar qué aspectos del sistema deben modificarse para cumplir con el código de calidad en cuestión. Será una oportunidad única para centrar su atención en áreas problemáticas que desconocía hasta entonces. Nuestros clientes saben que este es uno de los beneficios más importantes de una preauditoría.

Consulte también 7 formas en que las auditorías crean valor para su organización

Preparación para la auditoría oficial

Tras identificar las no conformidades, es momento de concentrar los recursos en su solución. Sin embargo, tenga en cuenta que, según el resultado de una preauditoría, su empresa podría decidir posponer la evaluación para prepararse mejor o, por el contrario, obtener la confianza necesaria para afrontarla de la mejor manera posible. Una preauditoría le proporcionará el camino a seguir.

Sin pérdidas financieras futuras

Supongamos que se somete a una auditoría y se detectan no conformidades. Debe abordarlas lo antes posible, no solo porque es un requisito para la certificación, sino también porque podría tener que cumplir con un contrato ya vigente con el comprador. Si se trata de una no conformidad importante, la investigación y la posterior implementación podrían llevar tiempo, con la posible pérdida del contrato del comprador. La preauditoría podría haber identificado las áreas de riesgo mucho antes de que ocurriera algo así.

Nivel de estrés bajo

Probablemente no esperaba este beneficio, pero una preauditoría le ayudará a reducir su estrés durante el proceso de evaluación. ¿Cómo? En CICS Américas, sugerimos que el mismo auditor sea el mismo para la preauditoría y la auditoría misma. ¿Por qué? Al establecer una buena relación desde el principio, usted y el auditor trabajarán en estrecha colaboración, con la certificación en mente. Esta relación de confianza le permitirá sentirse tranquilo respecto del objetivo final.

Una preauditoría aporta valor a su sistema y al proceso de certificación. Si bien este primer paso es totalmente opcional, su empresa no debe dejar pasar la oportunidad de someterse a una evaluación que le permitirá comprender las acciones correctivas que debe implementar para tener éxito. Por supuesto, elegir al tercero adecuado para realizarla es vital para aprovechar al máximo los beneficios de una preauditoría.

References: Eurofins
ISO Update

La definición

Una empresa ejecuta una acción correctiva para corregir una falla en su sistema y asegurarse de que no vuelva a suceder, abordando una no conformidad detectada durante una auditoría.

Para tomar medidas correctivas, debe tener claro quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Esto le permitirá conocer todas las especificaciones del problema para resolverlo con mayor rapidez y eficacia.

Puede ser utópico pensar en corregir un fallo para siempre, pero lo que se debe buscar es minimizar la probabilidad de que vuelva a ocurrir. Estos son algunos aspectos que se deben considerar al tomar medidas correctivas:

Corrección

Antes de implementar las medidas correctivas completas, debe tomar una medida inmediata que resuelva temporalmente el problema. Es importante saber que esta no es la medida correctiva que busca reparar el sistema.

Informar a los clientes, poner en cuarentena un artículo o revisar un procedimiento son excelentes ejemplos.

Dependiendo de la naturaleza de la no conformidad, debe determinar su magnitud para identificar lotes con el mismo problema potencial. Necesita saber si se trata de un incidente aislado o de un problema del sistema.

Identificar la causa raíz

El siguiente paso es realizar un análisis profundo para identificar la causa raíz del problema. Al revisar todos los síntomas, podrá llegar a la raíz del problema. Piense en ello como un diagnóstico médico. "¿Por qué está sufriendo el sistema? ¿Qué evidencias medibles ha recopilado?" Lo encontrará respondiendo a estas preguntas.

Eliminar la causa raíz es la única manera de evitar que un problema se repita. Algunas técnicas populares son 5 Whys, the Pareto analysis, y the fishbone diagram.

Cada uno presenta sus propios desafíos. Por ejemplo, los "5 porqués" generan una tendencia en el equipo a abordar los síntomas en lugar de ir más allá y buscar la verdadera causa raíz. Por otro lado, el diagrama de espina de pescado se considera un enfoque más holístico.

Consulte también Los beneficios de una preauditoría durante un proceso de certificación

Acción correctiva

Cuando haya identificado la causa raíz, usted y su equipo deben desarrollar las tareas, los procesos y los diseños para implementar cambios y resolver el problema.

Todos los departamentos deben saber qué va a suceder para maximizar la eficacia. Este nivel de coordinación permitirá que todos comprendan cómo les afectarán las acciones. Por supuesto, es necesario documentar todo para la implementación. Debe determinar quién es responsable, cuándo actuará y los detalles. Estos detalles le permitirán revisar el proceso en el futuro.

No se puede llegar a esta etapa hasta que se identifique la causa raíz. Es muy común que las empresas implementen medidas correctivas que no abordan la causa raíz.

La duración de una acción correctiva dependerá de la complejidad del problema y de los pasos necesarios para implementarla.

Demostración de que el sistema funciona

Finalmente, al presentar sus acciones correctivas, el auditor determinará si son satisfactorias. Verificar su eficacia le permitirá prevenir futuras no conformidades y garantizar que el sistema funcione según lo previsto. También necesita un método para demostrar que su funcionamiento y los problemas han desaparecido. Una auditoría interna podría ser útil para comprobarlo.

Las acciones correctivas son una parte esencial de cualquier auditoría de certificación, por lo que usted y su equipo deben estar preparados para realizar estos cambios para lograr el objetivo final.

Reference: Asia Quality Foods

Pero ¿qué es un "evento extraordinario"? Como se mencionó anteriormente, nos referimos a una situación ajena al control de la organización, comúnmente descrita como "fuerza mayor" o "caso fortuito". Disturbios, tensiones geopolíticas, delitos, desastres naturales o provocados por el hombre y, por supuesto, pandemias, por mencionar algunos ejemplos.

El confinamiento obligó a muchas industrias a modificar su forma de operar y las plantas certificadas por SQF no fueron la excepción. Lidiar con políticas de viaje altamente restrictivas y alteraciones en la producción de las plantas son algunos de los numerosos desafíos que enfrentan actualmente las organizaciones. 

En consecuencia, se modificaron los cronogramas de Recertificación SQF del sitio y SQFI tuvo que actuar con diligencia para apoyar a la comunidad SQF y establecer un curso de acción apropiado para adaptarse a la situación cambiante.  

Política de extensión del certificado SQFI

De acuerdo con la Política de la Iniciativa Global de Inocuidad Alimentaria (GFSI), los Organismos de Certificación (OC) deben seguir la Política de extensión del certificado SQFI Se concede una extensión única de seis meses a la fecha de Recertificación SQF de una planta cuando esta atraviesa circunstancias atenuantes que impiden que la auditoría se realice según su cronograma habitual.

¿Qué sigue entonces para las plantas que pronto requerirán auditorías SQF, pero no pueden realizarlas como de costumbre? En primer lugar, la comunicación entre la planta y su OC es clave para identificar los desafíos y definir un posible curso de acción. 

Después de esto, un sitio puede solicitar la extensión a su OC anterior, que deberá evaluar los riesgos del sitio de continuar con la certificación a través de un proceso llamado "evaluación de riesgos". 

Un organismo de certificación realiza la evaluación de riesgos recopilando la información necesaria del sitio certificado y decide el curso de acción adecuado. Debido a la situación actual, algunos sitios no han podido realizar su auditoría de recertificación SQF.Para cumplir, SQFI les ha otorgado una prórroga única de seis meses. Para aprobarla, deben realizar una evaluación de riesgos para comprender el riesgo de extender el certificado. 

Consulte también 7 formas en que las auditorías crean valor para su organización

¿Cómo aborda el SQFI las evaluaciones de riesgos durante la pandemia de COVID-19?

Si bien las auditorías in situ siguen siendo la opción preferida, el organismo de certificación (OC) puede realizar una evaluación de riesgos para determinar el riesgo para la seguridad alimentaria y la continuidad del sistema SQF si el sitio permanece inaccesible.

Es importante saber que esta evaluación no determina el riesgo de exposición del sitio a la COVID-19, sino si podría afectar la seguridad de los productos o la integridad del sistema SQF. Cada OC debe realizar una evaluación de riesgos para cada sitio, solicitando una extensión, que puede tardar aproximadamente entre 1 - 3 horas. 

Para solicitar una prórroga del SQFI, el OC analizará los riesgos del sitio recopilando información relevante de su historial de auditoría y la retroalimentación de su auditor anterior. Tras este proceso, el OC determinará el nivel de riesgo. Si es "bajo", el OC realiza la evaluación sin necesidad de entrevistar ni realizar una evaluación remota. Si, por el contrario, el riesgo es "alto", se debe realizar una evaluación remota (entrevistas con el personal).

En CICS Americas, apoyamos a nuestros clientes y estamos aquí para ayudarlos en estos tiempos difíciles. 

Nuestra evaluación de riesgos durante la pandemia de COVID-19 es totalmente gratuita.

Clasificación de riesgos

·       Riesgo bajo. Solicite una prórroga de seis meses para la auditoría de recertificación mediante el formulario en línea.

·       Alto riesgo Solicite información adicional y realice actividades remotas para determinar si el OC puede reducir el riesgo y permitir una prórroga. De lo contrario, el certificado caducará.

Preguntas que puede incluir la evaluación de riesgos:

• ¿Cuándo podrá volver a funcionar normalmente el sitio?

• ¿El sitio puede fabricar productos o realizar el servicio definido dentro de su alcance de certificación actual?

• ¿El sitio certificado ha realizado una evaluación de impacto de la pandemia de COVID-19?

• ¿Qué tipo de impacto se experimenta o se espera en la cadena de suministro y en las operaciones del sitio?

• ¿En qué medida se han visto afectadas las operaciones del sistema de gestión SQF?

• ¿Ha habido algún cambio en el sistema, retiros, retiradas, acciones regulatorias o quejas desde la última auditoría de recertificación?

• ¿Se completan todas las actividades de auditoría interna según lo exige el Código SQF?

Si la evaluación de riesgos del OC identifica la necesidad de realizar actividades remotas para mitigar el riesgo, este debe implementarlas. Las actividades remotas solo son necesarias cuando el sitio presenta un alto riesgo. Estas pueden incluir un análisis detallado de las revisiones de la gerencia del sitio, registros de auditoría interna, registros de monitoreo de PCC, cambios en el sistema SQF y el seguimiento de las acciones correctivas implementadas en la última recertificación, entre otras.

La evaluación, por supuesto, forma parte de la propia auditoría. Si el organismo de certificación determina que el cliente presenta un riesgo bajo, no es necesario realizar una entrevista remota con el auditor. 

Fuente: Insituto SQF